DIAGRAMAS DE FLUJO
Un diagrama
de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es
representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la
etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos
entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El
diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas
en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la
rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de
la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de
bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de
interdepartamentales. Facilita también la selección de indicadores de proceso.
Beneficios
del Diagrama de Flujo
- En primer lugar, facilita la obtención de una
visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. La diagramación hace posible aprender ese conjunto
e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando
las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan
con otros procesos y subprocesos.
- Permiten definir los límites de un proceso. A
veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los
distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
- El diagrama de flujo facilita la
identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades
y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y
expectativas.
- Estimula el pensamiento analítico en el
momento de estudiar un proceso, hacer generar alternativas útiles.
- Proporciona un método de comunicación más
eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello
se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en
contacto con la diagramación.
- Un diagrama de flujo ayuda a establecer el
valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.
- Igualmente, constituye una excelente
referencia para establecer mecanismos de control y medición de los
procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas
operaciones llevadas a cabo.
- Facilita el estudio y aplicación de acciones
que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de
actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la
eficacia y la eficiencia.
- Constituye el punto de comienzo indispensable
para acciones de mejora o reingeniería.
Las
actividades de análisis y diagramación de procesos ayudan a la organización a
comprender cómo se están desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo
que constituyen el primer paso para mejorar las prácticas organizacionales.
Diagramar es
establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo que
permite obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus
tiempos y los de sus actividades.
La
representación gráfica facilita el análisis, uno de cuyos objetivos es la
descomposición de los procesos de trabajo en actividades discretas. También
hace posible la distinción entre aquellas que aportan valor añadido de las que
no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del
proceso o al resultado deseado. En este último sentido cabe hacer una
precisión, ya que no todas las actividades que no proveen valor añadido han de
ser innecesarias; éstas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para
hacer más eficaces las funciones de dirección y control, por razones de
seguridad o por motivos normativos y de legislación.
Todas estas
razones apuntan hacia el diagrama de flujo de procesos como un instrumento
primordial para la correcta gestión de los procesos.
La realización
de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente ligada al hecho de modelar
un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de
procesos.
Frecuentemente
los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización)
son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples
puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales,
departamentos y personas implicadas. Un modelo una representación de una
realidad compleja) puede dar la oportunidad de organizar y documentar la
información sobre un sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la
primera actividad para modelar un proceso.
Pero ¿Qué es
un modelo? Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es
desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las
actividades llevadas a cabo en él.
Cuando un
proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de flujo
de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes
entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de
contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos.
Al mismo tiempo, los problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la
oportunidad al inicio de acciones de mejora.
Para la
elaboración de un diagrama de flujo lleva una simbología:
PASOS PARA
ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO
Determinar
el proceso a diagramar.
· Definir
el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a
grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades principales,
o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos
de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar
realizar un análisis más exhaustivo del proceso.
· Identificar
la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son
llevados a cabo.
· Construir
el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada
organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior
se mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe
decir que en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un
círculo como símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los
símbolos estándar han sido normalizados, entro otros, el American National
Standars Institute (ANSI).
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